Caractères spéciaux dans les noms de personnes : jeu de caractères étendu pour tous les registres étatiques

Le jeu de caractères utilisé jusqu’à présent (norme ISO 8859-15) permettait de retranscrire nombre de caractères des langues d’Europe occidentale, dont l’allemand, l’anglais, le néerlandais, le wallon, le danois, le suédois, le norvégien, le féroïen, l’islandais, le français, l’italien, le romanche, le catalan, l’espagnol, le portugais, l’irlandais, l’écossais, le finnois, l’estonien, l’albanais et le basque. Il contient également des caractères d’autres langues, comme l’afrikaans et le swahili.

Le nouveau jeu de caractères étendu (norme ISO 8859-1 + Latin Extended-A) permet de retranscrire correctement – éventuellement après une transcription préalable en caractères latins – les noms serbes, croates, roumains, kurdes, tchèques, hongrois, turcs, slovaques et slovènes.

Avec le jeu de caractères étendu, un grand nombre de personnes dont le nom n’est actuellement pas écrit de manière exacte dans le registre central de l’état civil peuvent demander une adaptation de la graphie de leur nom, de sorte que celui-ci soit inscrit tel qu’il s’écrit dans leur pays d’origine. L’adaptation dans le registre est nécessaire pour que le nom soit retranscrit correctement, c’est-à-dire avec tous les caractères spéciaux, sur les actes d’état civil et les documents d’identité.

Le nouveau jeu de caractères sera disponible dès le lancement du nouveau registre informatique de l’état civil, Infostar NG, soit le 11 novembre 2024.

• À compter de cette date, les personnes nouvellement inscrites dans le registre le sont automatiquement selon le nouveau jeu de caractères. Il n’est plus possible d’utiliser l’ancien jeu de caractères.
• À partir du 11 novembre 2024, les personnes déjà inscrites peuvent demander que la graphie de leur nom soit adaptée à l’occasion de l’enregistrement d’un fait d’état civil (tel que la naissance d’un enfant ou un mariage). Il faut cependant qu’elles en fassent spécifiquement la demande.
• À partir du 1^er janvier 2025, les personnes déjà inscrites peuvent aussi demander l’adaptation de la graphie de leur nom en dehors de tout enregistrement d’un fait d’état civil. Si elles n’en font pas la demande, le nom reste inscrit avec l’ancien jeu de caractères.

Les personnes déjà inscrites au registre de l’état civil peuvent déposer une demande écrite d’adaptation de la graphie de leur nom auprès de tout office de l’état civil en Suisse ou auprès de la représentation suisse compétente à l’étranger.

La demande doit être présentée par écrit au moyen du formulaire correspondant, rempli de manière complète et signé par la personne concernée.

Formulaire de demande (en cours d’élaboration)

La demande peut être faite en tout temps. Le délai pour demander l’adaptation de la graphie de son nom est illimité.

Toute personne désirant faire modifier la graphie de son nom doit présenter une demande individuelle. Les caractères spéciaux doivent être attestés par des documents étrangers appropriés : soit par une carte d’identité ou un passeport, soit par des documents d’état civil.

La modification de la graphie du nom ne vaut qu’à partir du moment où elle est effectuée. Les anciennes données d’état civil ne seront pas modifiées.

La demande vise l’adaptation de l’ensemble des éléments du nom inscrits au registre de l’état civil : prénoms, autres noms officiels, noms. Il n’est pas possible de la limiter à certains d’entre eux ou à certains caractères spéciaux. Le nom de célibataire doit également être adapté, car il figure sur nombre de documents d’état civil.

Les autorités délivreront les documents d’identité et d’état civil (notamment le certificat de famille ou le certificat relatif à l’état civil ou au statut familial) avec la nouvelle graphie une fois que celle-ci aura été mise à jour. Les actes de naissance sont également délivrés sous la nouvelle forme si la naissance a été enregistrée dans Infostar. En revanche, les documents qui concernent des faits passés, p. ex. un mariage, et qui ne sont pas mis à jour continueront d’être établis avec l’ancienne graphie.

Chaque personne souhaitant modifier la graphie de son nom doit faire sa propre demande. Dans le cas d’un mineur, la demande doit être signée par les parents. S’ils détiennent conjointement l’autorité parentale, ils doivent tous deux signer la déclaration. Un parent qui souhaite signer seul la demande doit fournir la preuve qu’il est seul détenteur de l’autorité parentale.

Si une personne demande l’adaptation de la graphie de son nom, une demande similaire doit être déposée pour tous les enfants mineurs à qui il a donné son nom.

Si l’enfant a atteint douze ans, il doit donner son accord à l’adaptation de la graphie du nom, sans quoi son nom n’est pas modifié.  

La demande n’a de conséquences que sur le nom de celui qui la fait. Par conséquent, si le nom de plusieurs personnes est à adapter, chacune doit présenter sa propre demande. Si elle ne le fait pas, son nom conserve l’ancienne graphie dans le registre.

Les époux qui portent un nom de famille commun au sens de l’art. 160, al. 2, CC doivent faire la déclaration conjointement si l’adaptation porte sur le nom de famille.

Une fois en possession du formulaire de demande, l’office de l’état civil vérifie qu’il est complet et que la demande peut être approuvée. Si c’est le cas, il traite la demande et adapte la graphie du nom dans le registre de l’état civil. Il envoie ensuite à la personne concernée une confirmation écrite de l’adaptation de la graphie de son nom.

Nous nous attendons à ce que les offices de l’état civil reçoivent un grand nombre de demandes. Il est donc possible que le traitement de votre demande prenne quelques semaines. L’office enverra une confirmation écrite dès que la demande sera traitée.

Nous vous prions de ne pas solliciter l’office de l’état civil pour savoir quel est l’état d’avancement de la procédure.

L’adaptation de la graphie du nom est gratuite pour les personnes déjà inscrites dans le registre de l’état civil qui en font la demande à l’occasion de l’enregistrement payant d’un fait d’état civil tel qu’un mariage ou la reconnaissance d’un enfant.

Si la demande est déposée en dehors de tout autre enregistrement, l’adaptation de la graphie du nom est soumise à un émolument de 75 francs. Si deux personnes mariées ou liées par un partenariat enregistré font leur demande en même temps, elles n’ont pas à payer deux fois l’émolument. Elles ne paieront que 100 francs. Cet émolument réduit s’applique aussi lorsque des enfants mineurs ont présenté une demande d’adaptation du nom en même temps que l’un de leurs parents ou que les deux parents.

Pour avoir des documents d’identité suisses portant le nom avec la nouvelle graphie, il est nécessaire d’avoir fait une demande d’adaptation du nom à l’office de l’état civil et que celui-ci l’ait approuvée et traitée.

Une fois en possession de la confirmation écrite de l’office de l’état civil, la personne concernée peut commander auprès du service compétent de nouveaux documents d’identité utilisant la nouvelle graphie.

En effet, dès que la demande a été traitée par l’office de l’état civil, les services chargés d’établir les documents d’identité disposent de la nouvelle graphie grâce à l’interface entre leurs systèmes et le registre de l’état civil.

Les services qui délivrent les nouveaux documents d’identité perçoivent les émoluments usuels pour l’établissement de ces documents.

Les registres privés n’ont pas l’obligation d’employer le nouveau jeu de caractères. Le choix leur appartient. S’ils obtiennent des noms d’une autre banque de données qui utilise le nouveau jeu de caractères, par l’intermédiaire d’une interface automatisée, ils doivent veiller à ce que le transfert de données fonctionne toujours.