Projet de mise en œuvre LNN

• La possibilité pour les notaires de créer des actes authentiques originaux sous forme électronique dans le cadre de la procédure d’établissement de l’acte authentique :
• La création d’un registre centralisé géré par la Confédération et dans lequel ces actes électroniques originaux seront conservés de façon sécurisée ;
• La garantie de processus de communication électronique efficaces et harmonisés dans le domaine du notariat.

Le passage au numérique dans le domaine du notariat se passe sur deux niveaux :

• Un niveau juridique qui prévoit une révision totale de l’ordonnance fédérale sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE) actuelle. L’ordonnance permettra notamment de définir comment l’exécution du passage au numérique dans le domaine du notariat doit avoir lieu.
• Un niveau technique qui doit créer un registre centralisé des actes authentiques correspondant aux exigences légales.

La numérisation dans le domaine du notariat apportera plusieurs modifications importantes à la situation actuelle :

• Les notaires pourront créer l’original de l’acte authentique (par exemple du contrat de vente immobilier) sous forme électronique. Actuellement, une certaine numérisation est possible (au moyen du scan) mais l’exemplaire original de l’acte authentique doit toujours être instrumenté sous format papier.
• Les actes authentiques originaux électroniques seront conservés auprès d’un registre centralisé crée et tenu par la Confédération.
• Le registre centralisé des actes authentiques électroniques permettra à tout détenteur d’un acte authentique de vérifier si cet acte est effectivement contenu dans le registre et donc valable d’un point de vue technique et formel (par exemple qu’il a été signé au moyen d’une signature électronique valable par une personne étant effectivement notaire ou s'il a été modifié après la clôture de la procédure d’établissement de l’acte authentique électronique). La justesse du contenu des actes n’est pas contrôlée.

Le 16 juin 2023, le Parlement suisse a adopté la loi fédérale sur le passage au numérique dans le domaine du notariat (LNN, FF 2023 1523). Les travaux du projet consistent d’une part à élaborer les dispositions d’exécution nécessaires au niveau de l’ordonnance et d’autre part à mettre en place et en service le registre électronique des actes. La LNN constitue la base légale pour la création d’un registre des actes authentiques électroniques (art. 9 LNN).

La mise en œuvre de la LNN qui consiste à élaborer les dispositions d’exécution nécessaires au niveau légal ainsi que la création et la mise en service du registre électronique des actes authentiques incombe à l’Office fédéral de la Justice.

Actuellement, les travaux se concentrent principalement sur des clarifications techniques, juridiques et financières.

D’un point de vue juridique, les travaux ont pour but de rassembler les pratiques cantonales et les besoins des professionnels dans le domaine du notariat et des registres.

D’un point de vue technique, les travaux ont pour but de rassembler et vérifier toutes les possibilités techniques qui pourraient être utilisées dans le cadre de la numérisation dans le domaine du notariat.  

La loi fédérale sur le passage au numérique dans le domaine du notariat (LNN) ne prévoit pas d’obligation à l’avenir de conclure des actes authentiques sous forme électronique. Elle laisse néanmoins la possibilité aux cantons d’instaurer une telle obligation.

Si une telle obligation d’instrumenter sous forme électronique devait être introduite par un canton, il est important de relever qu’elle ne concerne pas les actes pour causes de mort (testament, pacte successoral), ceux-ci pourront à l’avenir toujours être faits sous format papier.  

Non. La loi fédérale sur le passage au numérique dans le domaine du notariat (LNN) limite l’accès au registre des actes authentiques à un nombre restreint de personnes. Parmi celles-ci, le notaire qui a instrumenté l’acte, son éventuel successeur, l’autorité de surveillance du notariat ainsi que les tribunaux et autres autorités s’ils se basent sur une décision entrée en force.

Les particuliers n’auront pas accès au registre des actes authentiques centralisé.  

L’application en cours de construction dans le cadre de la digitalisation dans le domaine du notariat n’est pas basée sur une utilisation de l’e-ID. Par conséquent, les deux projets sont indépendants et le référendum concernant l’e-ID n’impacte pas la suite du projet de la digitalisation dans le domaine du notariat.

Néanmoins, il est prévu que l’application soit construite de telle sorte qu’elle puisse, si nécessaire, être modifiée à l’avenir pour permette une éventuelle utilisation de l’e-ID.  

• Chef de projet : Patrick Hartwagner, Office fédéral de la justice OFJ, T +41 58 469 20 55, e-mail patrick.hartwagner@bj.admin.ch
• Sous-projet Législation : Francesco Macrì, Office fédéral de la justice OFJ, T +41 58 462 41 76, e-mail francesco.macri@bj.admin.ch et Noémie Suter, Office fédéral de la justice OFJ, T +41 58 462 70 85, e-mail noemie.suter@bj.admin.ch
• Sous-projet technique : Christian Bütler, Office fédéral de la justice OFJ, T +41 58 465 17 62, e-mail christian.buetler@bj.admin.ch
• Demandes des médias : Ingrid Ryser, Office fédéral de la justice OFJ, T +41 58 462 48 48, e-mail ingrid.ryser@bj.admin.ch
• Mise en œuvre technique : Centre de services informatiques du DFJP

Différentes options sont actuellement envisagées, dont la possibilité de ne plus utiliser le registre des officiers publics (RegOP) tel qu’il existe aujourd’hui mais de le remplacer par une nouvelle solution. Si cette solution devait être choisie, les utilisateurs du RegOP en seront informés en temps utile. L’apposition de la signature électronique qualifiée ainsi que de l’autorisation d’admission sera cependant garantie dans tous les cas.

Le cercle des personnes concernées par la numérisation dans le domaine du notariat peut être relativement large. Avant tout, ces modifications impactent les notaires dans leur travail de tous les jours. Sont également largement concernées, les autorités de registres traitant les actes authentiques, notamment le registre foncier, le registre du commerce et le registre de l’état civil. Finalement, la modification impacte également les citoyens qui souhaitent conclure un acte authentique sous forme électronique, car cette nouvelle possibilité s'ouvrira à l'avenir.

Pour l’heure, plusieurs groupes d’experts ont été constitués. L’un est juridique et est composé de représentants du notariat (notariat libéral, mixte et d’état). Un groupe juridique élargi a également été constitué afin d’unifier et garantir l’efficacité des processus numériques dans le domaine du notariat. Les divers représentants ont été appelés par le biais des associations professionnelles (Fédération Suisse des Notaires, Conférence Suisse du Registre Foncier CSRF et Conférence des autorités cantonales chargées du registre du commerce). Ce deuxième groupe est composé de représentants des divers registres impactés par les travaux (foncier, du commerce et de l’état civil).

L’autre est technique et est composé de personnes représentant la Confédération et les cantons. Les buts sont de garantir la mise en place de processus numériques efficaces et apportant une plus-value dans le travail quotidien ainsi que la sécurité des utilisateurs.

Les groupes d'experts conseillent la direction du projet (OFJ), apportent un point de vue pratique et émettent des recommandations. Les besoins juridiques et techniques des utilisateurs sont au centre des préoccupations et sont pris en compte par les groupes d'experts. Cela permet d'adapter ou de compléter la législation existante tout en vérifiant en permanence la faisabilité technique des exigences juridiques et pratiques.

Il n’est pour l’heure pas possible de déterminer si des sous-groupes de travail seront encore nécessaires et si oui, combien et lesquels. Dans tous les cas, une phase de tests est prévue durant laquelle, les personnes étant amenées à travailler avec le registre seront invitées à faire des essais.

Idéalement, il est fait part de l’intérêt au représentant de la branche (par exemple FSN, CSRF, CCDJP etc.) qui se chargera de transmettre l’intérêt à l’OFJ. Afin que l’intérêt puisse être traité au mieux, il est nécessaire à l’OFJ de savoir quelles sont les connaissances qui peuvent être apportées et dans quel domaine la partie souhaite s’investir.

Dans la mesure où certains groupes sont déjà constitués et donc les divers intérêts d’ores et déjà représentés de manière équilibrée, une participation d’éventuels intéressés aux travaux en cours ou futurs ne peut pas être garantie. Il est également important de veiller à ce que la taille des groupes de travail reste raisonnable afin de garantir l'efficacité des travaux.

Le projet est géré de manière hybride, c'est-à-dire qu'il combine une gestion de projet classique (principe de la cascade selon HERMES 2022) et une gestion de développement agile (selon le Scrum).

La création et la gestion du registre centralisé des actes authentiques électroniques relève exclusivement de la compétence de la Confédération. Dans la procédure d’établissement des actes authentiques et dans la procédure postérieure (dans le cadre de la communication avec les registres notamment), des possibilités pourraient toutefois se présenter pour des fournisseurs de logiciels. Le cadre de ces processus sera réglé par la Confédération. Pour cette raison, il n’est pour l’heure pas encore possible de définir quelles possibilités pourraient exister pour les fournisseurs de logiciels.